אינוונטר

ביצוע ספירות בארגון, במיוחד של רכוש קבוע או בשמו הלועזי אינוונטר, היא משימה, חיונית לקבלת תמונת מצב לגבי המלאי הקיים ולייעול ההוצאות התפעוליות וכן מופיע בסעיף "הנכסים" בדוחות הכספיים של החברות. מהו מצאי? מהם הקשיים העומדים בפני עסקים בטרם ביצוע ספירות? ואילו פתרונות קיימים על מנת לייעל פעולה זו?

מהו אינוונטר?

הקשיים הקיימים בעת ביצוע ספירות

תיוג ראשוני של האינוונטר והקמתו במערכות החברה:

הכל מתחיל בתיוג הפריטים והמצאי, כל פריט שיוכרז כמצאי/אינוונטר יתוייג בין באמצעות תווית ברקוד מחומרים בעלי שרידות ארוכת שנים בין עם תווית RFID חכמה בתוצמע לפריט ותכלול גם לעיתים מספר סריאלי /טבוע של המוצר שהוא מספר חד חד ערכי.

ניהול הספירה - ספירה נכונה ואיכותית דורשת התארגנות, הן בהוצאת דו"ח המלאי הקיים, עליו מתבססת הספירה, והם בהכרת המיקומים השונים, כיון שציוד אינוונטר מפוזר על פני כל משרדי וחדרי הארגון, מדובר על ספירה מורכבת במיוחד, שאם לא תתנהל באופן מאורגן ומקצועי, הכולל שימוש בעזרים טכנולוגיים, תביא לתוצאות לא אמינות.

קושי בתיעוד הספירה - גם אם הארגון פועל עם מערכת מידע מקצועית, ובעבר, החתים בעלי מקצוע על הריהוט והמיכון הטכנולוגי המשרת אותם, הדבר אינו מבטיח בסיס מידע אמין.  עקב שינויים במצבת כח האדם, וביצוע העברת של ציוד ללא עדכון ודיווח למחלקות המנהלות את המלאי.

אילו פתרונות קיימים בשוק?

שכירת חברת מיקור חוץ מקצועית ומנוסה בהקמה, מיפוי וספירת אינוונטר - שירות הניתן על ידי גוף מוכר, אשר מעסיק אנשי צוות מקצועיים, שיבצעו ספירות מקצועיות לציוד קצה וציוד קבוע בארגון לרבות ריהוט, ציוד הדרכה וכדומה, ומסוגלים לבצע עבודה באופן עצמאי, ובפיקוח של מנהל מטעם חברת הלוגיסטיקה.

חברה מקצועית שכזו מצוידת בתוכנות מתאימות אשר הושקע בהן שנות אדם רבות של פיתוח, התוכנה מאפשרת ניהול סדור והקמה של המצאי תוך בקרה קפדנית על תהליך הספירה ברמה פרסונאלית של כל סופר וסופרת ותיקון טעויות מיידי במידה וקיימות כאלה בתהליך הספירה.   חברות מיומנות מאפשרות גם ממשק לקובץ המצאי של הארגון, מהלך זה מקל מאד ומייעל את ניהול הספירה והעדכון במערכות הארגון בצורה אוטומאטית.  פתרון זה מאפשר לעסק ליצור רציפות בשירות, כאשר תהליך הספירה מתקיים במקביל.

השירות מתאים לארגונים בינוניים וגדולים, מתבצע באמצעות צוות מקצועי ומכשור ממוכן, אשר ממפה את המלאי, אוסף נתונים, ומשתמש בטכנולוגית תג חכם אלקטרוני לייעול זמן הספירות ויותר מכך ייעול תהליך התיעוד, הכולל מיפוי המצאי, רישומו, ועדכון מיקומו בארגון. השירות כולל הקמת מסדי נתונים ובניית תשתית ענפה לספירה עצמאית בעתיד. בתום ביצוע הספירה, המידע מוזן אל מערכות ה ERP של הארגון.